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Archives d’entreprise : durées de conservation et stockage
Mis à jour le 18 octobre 2026 · 6 minutes de lecture
Dix ans de pièces comptables, cinq ans de bulletins de paie, les dossiers clients, les contrats : une petite entreprise accumule vite plusieurs mètres d’archives. Elles doivent rester accessibles en cas de contrôle, mais rien n’oblige à leur consacrer un bureau. Voici ce qu’il faut garder, combien de temps, et comment le stocker.
Les durées légales de conservation
Ce sont des durées minimales. Pendant ce délai, l’administration fiscale, l’Urssaf ou l’inspection du travail peuvent vous demander les documents.
| Document | Durée minimale |
|---|---|
| Livres et registres comptables (journal, grand livre, inventaire) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièces justificatives : factures clients et fournisseurs, bons de commande et de livraison | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Documents fiscaux : impôt sur le revenu ou sur les sociétés, BIC, BNC, TVA, CFE | 6 ans |
| Contrats et correspondance commerciale | 5 ans |
| Documents bancaires (relevés, talons de chèque) | 5 ans |
| Double des bulletins de paie | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans après le départ du salarié |
| Contrats de travail, salaires, primes, soldes de tout compte | 5 ans |
| Documents relatifs aux charges sociales | 3 ans |
| Statuts de la société | 5 ans après la radiation |
| Contrat d’achat ou de vente d’un bien immobilier | 30 ans |
Source : Entreprendre Service Public, « Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ? », page vérifiée par l’administration le 1er juillet 2024. Votre expert-comptable peut préciser les cas propres à votre activité.
Attention aux données personnelles
Une entreprise peut garder ses documents plus longtemps que ces durées, sauf s’ils contiennent des données personnelles : dossiers de salariés, fichiers clients, candidatures. Ceux-là doivent être détruits une fois la durée de conservation atteinte. Notez la date de destruction prévue sur chaque boîte et faites broyer les documents par un prestataire au moment venu.
Pourquoi sortir les archives du bureau
- Le coût du mètre carré : une pièce de bureau remplie de cartons est payée au prix du bureau. Un box de stockage coûte nettement moins cher au m².
- La place : récupérer une pièce pour un poste de travail, une salle de réunion, ou éviter de déménager.
- L’ordre : un stockage dédié oblige à classer, à dater et à jeter ce qui a dépassé sa durée.
Box intérieur ou container pour des archives ?
Pour le papier, choisissez un box intérieur : dans un bâtiment fermé, la température varie beaucoup moins que dans un container en plein air, et le papier craint l’humidité et la chaleur (voir container et humidité). Un container convient au matériel, au mobilier de bureau, aux stands et aux archives déjà en caisses plastique étanches.
Organiser un box d’archives
- Rayonnages métalliques le long des parois, profondeur 40 cm environ, allée de 60 cm : chaque boîte reste accessible sans rien déplacer.
- Boîtes d’archives identiques, au dos étiqueté : année, nature du document, date de destruction.
- Un classement par année : chaque janvier, l’année la plus ancienne arrivée à échéance sort, la nouvelle entre.
- Un registre (tableur partagé) : numéro de boîte, contenu, emplacement, date de destruction.
- Rien au sol : la première étagère à quelques centimètres du sol protège en cas de nettoyage ou d’infiltration.
Pour estimer la place, comptez en mètres linéaires : un rayonnage de 1 m de large à 5 niveaux offre 5 mètres linéaires, soit une cinquantaine de boîtes au dos de 10 cm. Un box de 2 ou 3 m² suffit à beaucoup de TPE ; le simulateur aide à vérifier.
Accès et gestion chez Box Flambère
- Accès 24h/24, 7j/7 : votre comptable ou un collaborateur peut passer chercher un dossier en dehors des heures de bureau.
- Un code personnel par collaborateur autorisé, révocable à tout moment.
- Facture mensuelle HT, TVA récupérable, téléchargeable depuis l’espace client.
- Prix professionnels : tarifs hors taxes communiqués sur demande. Contrat au mois, sans caution ni frais de dossier.
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